Organiser un événement avec les collaborateurs de différentes agences et villes nécessite une bonne organisation, qui remonte à plusieurs mois d’avance. C’est notamment le cas lorsque vous souhaitez organiser un brainstorming et consulter les avis de tous vos collaborateurs par rapport à un lancement de produit ou encore par rapport à l’évolution d’un projet en cours. Voici la checklist avec les principales étapes à suivre dans vos préparatifs.

Annoncer le sujet de la réunion de brainstorming

Cela paraît simple, mais si le sujet n’est pas clair, cela risque de nuire à l’organisation des étapes suivantes. Si le but de l’événement de trouver des nouvelles idées pour un projet, il est important de bien préparer les questions autour de ce sujet. Par exemple, si vous envisagez de lancer un nouveau produit ou une nouvelle collection, vous pouvez demander à vos différents collaborateur de partager avec vous les remarques et suggestions qu’ils ont eu à leur tour de la part de leurs clients.

Cependant, le brainstorming ne porte pas toujours sur les lancements. Ce type de réunion peut également concerner l’évolution d’un produit existant, les axes d’amélioration de la qualité des produits, une nouvelle stratégie marketing ou encore une pratique liée à la gestion des ressources humaines.

Le sujet de la réunion reste ainsi essentiel dans l’organisation d’une réunion. Une fois avoir identifié le sujet, vous pouvez préparer le programme de la journée et commencer à faire la liste de participants. Cela vous permettra de prévenir ces derniers le plus tôt possible, afin qu’ils puissent y réfléchir en amont.

Préparer la liste de participants

Lors d’un brainstorming, l’idéal sera d’inviter tous vos collaborateurs pour collecter un maximum d’informations. Cependant, pour les grandes structures, cela s’avère souvent difficile à gérer et en plus certains participants ne sont pas directement concernés par le sujet. C’est pour cette raison qu’il est important de s’y prendre le plus tôt possible et concrétiser la liste de participants.

Choisir et louer une salle de réunion

La plupart des réunions de brainstorming ont lieu dans les locaux des entreprises, notamment lorsqu’il s’agit d’une PME ou d’une petite équipe de professionnels. Cependant, lorsque cet événement a lieu dans un grand groupe et les participants arrivent de différentes villes, il convient louer une salle réunion dans la ville choisie. Si votre société regroupe de nombreuses agences dans le Grand Ouest, vous pouvez louer une salle de réunion à Nantes, dans les locaux de Level Innovative workplace.

La surface disponible dans la salle, le mobilier et les équipements dépendent de l’objectif de la réunion et du nombre de participants. Ainsi, il est conseillé de s’assurer qu’il y a suffisamment de places assises, un tableau blanc, des feutres et une bonne connexion Internet si vous collaborateurs doivent utiliser leurs ordinateurs. Pour un brainstorming, les post-its et les stylos multi-couleurs sont les bienvenus.

Prenez en compte également la position géographique de la salle de réunion choisie, qui doit offrir suffisamment de place de parking pour vos participants qui viennent de différentes villes. Dans l’idéal, privilégiez un immeuble bien desservi par le bus et le tramway.