Le but de la communication est de transmettre l’information et la compréhension de cette information d’une personne ou d’un groupe à une autre personne ou un autre groupe. Ce processus de communication est divisé en trois composants de base: Un expéditeur transmet un message via un canal au destinataire. L’expéditeur développe d’abord une idée, qui est composée en un message, puis transmise à l’autre partie, qui interprète le message et reçoit un sens. Les théoriciens de l’information ont ajouté un langage un peu plus compliqué. Développer un message est connu comme l’encodage. L’interprétation du message est appelée décodage. L’autre caractéristique importante est le cycle de rétroaction. Lorsque deux personnes interagissent, la communication est rarement à sens unique. Quand une personne reçoit un message, elle y répond en donnant une réponse. Sinon, l’expéditeur ne peut pas savoir si les autres parties ont correctement interprété le message ou comment ils ont réagi à ce message. La rétroaction est particulièrement importante dans la gestion parce qu’un superviseur doit savoir comment les subalternes répondent aux directives et aux plans. Le gestionnaire doit également savoir comment le travail progresse et comment les employés se sentent à propos de la situation générale de travail.

Une communication efficace

Le facteur critique dans la mesure de l’efficacité de la communication est la compréhension commune. La compréhension existe lorsque toutes les parties impliquées ont un accord mutuel non seulement sur l’information, mais aussi sur la signification de l’information. Par conséquent, une communication efficace se produit lorsque le message prévu de l’expéditeur et le message interprété du destinataire sont une seule et même chose. Bien que ce soit le but de toute communication, ce n’est pas toujours le cas. La communication la plus efficace se fait à un coût minimum en termes de ressources dépensées. Le temps, en particulier, est une ressource importante dans le processus de communication. Par exemple, il serait pratiquement impossible pour un instructeur de prendre le temps de communiquer individuellement avec chaque élève d’une classe sur chaque sujet spécifique couvert. Même si c’était possible, ce serait coûteux. C’est pourquoi les managers laissent souvent des messages vocaux et interagissent par e-mail plutôt que de rendre visite à leurs subordonnés personnellement.

 

Cependant, les communications efficaces permettant de gagner du temps ne sont pas toujours efficaces. Une approche à faible coût, telle qu’une note de courrier électronique à une liste de distribution, peut faire gagner du temps, mais elle n’aboutit pas toujours à ce que tout le monde reçoive la même signification du message. Sans possibilité de poser des questions et de clarifier le message, des interprétations erronées sont possibles. En plus d’un mauvais choix de méthode de communication, d’autres obstacles à une communication efficace comprennent le bruit et d’autres distractions physiques, des problèmes de langage et l’incapacité de reconnaître les signaux non verbaux. Un chef d’équipe visitant chaque membre de l’équipe individuellement pour expliquer un nouveau changement dans les procédures peut garantir que tout le monde comprend vraiment le changement, mais cette méthode peut être très coûteuse sur le temps du leader. Une réunion d’équipe serait plus efficace. De ces façons et d’autres, des compromis possibles entre l’efficacité et le rendement se produisent.